Ogarnij się w 7 dni - zarządzanie sobą w czasie i organizacji

Niniejszy artykuł przeprowadzi Was dzień po dniu przez drogę do większej efektywności i lepszego wykorzystania czasu

Czas czytania
13 minut
Autor
Krzysztof Sikorski

Pisanie kursu o zarządzaniu czasem zobowiązuje, żeby się streszczać, stąd wstęp będzie krótki. Zadaniem tego kursu jest to, byście z 7 dni wykonali wszystkie kroki niezbędne do uporządkowania swojego życia. Każdego dnia przejrzyjcie jeden odcinek i wykonajcie wszystkie zawarte w nim kroki. Powinna Wam wystarczyć godzina dziennie.

Co do wykorzystywanych narzędzi - polecam Wam moją autorską, prototypową darmową aplikację, mocno przystosowaną do tego co tu piszę - microDash. Ale nie ma problemu by skorzystać alternatywnie z Workflowy/Dynalist i/lub Trello - w racjonalnym zasięgu są to narzędzia darmowe i w miarę przystosowane do tego kursu. Bez zbędnej zwołki - zaczynajmy.

Dzień 1 - o korzystaniu z milionów

Większość z Was czytających ten kurs jest milionerami. Przyjmując, że każda godzina czasu warta 11.25 zł (a jest to dominanta netto pracy w Polsce), 10 lat przeciętnego mieszkańca Polski jest warte około miliona złotych. Skoro już ustaliliśmy, że mamy do dyspozycji znaczący majątek, zastanówmy się, dlaczego zwykle wykorzystujemy go znacznie gorzej niż do zarobienia miliona w 10 lat ;). Główna przyczyna leży w tym, że spazmatyczny Herkules zrobi znacznie mniej niż regularnie pracująca mróweczka. Dzielimy nasz czas na wiele zadań, często nie ich nie kończąc lub nie wyciągając z nich pełnej wartości, a często dążąc do celów, które nie są warte osiągnięcia.

W odpowiedzi na ten problem (będący zresztą bardzo powszechnym) powstała koncepcja zarządzania turkusowego. Jego główną regułą jest Patrz 20 lat naprzód, planuj tylko na jeden dzień. Jeśli będziemy robić rzeczy nawet średnio efektywnie, ale z myślą o długofalowych, kluczowych celach, zawsze osiągniemy to czego chcemy. Efektywność nie jest tak ważna jak regularność. Dlatego pierwszym elementem organizacji życia jest wyznaczenie celów długofalowych.

Cele długofalowe powinny być przede wszystkim mądre, czyli zgodne z zasadą SMART. Na zasadę tę składa się pięć elementów - cel powinien być:

  • simple - prosty
  • measurable - mierzalny
  • achivable - osiągalny
  • relevant - istotny
  • time-bound - określony w czasie

Kluczowym jest, by cele łączyły się z Waszymi faktycznymi marzeniami i nie były zbyt ogólne. Więc zamiast "będę spędzać więcej czasu z rodziną" lepiej "w każdy dzień weekendu będę co najmniej 4 godziny spędzał z rodziną", albo sprytniej "zawsze będę kończyć pracę przed 18". Są to bardzo proste cele i wystarczy do nich dorzucić limit czasowy by spełniały zasadę SMART. Co do terminów, warto określać je w kategoriach stop-lossa - założyć sobie dość odległy termin po którym zrezygnujemy z osiągnięcia celu no bo "nie dało się". Staramy się jednak kończyć je wcześniej.

Dlaczego potrzebujecie takich celów? Przede wszystkim ze względu na zasadę złotego kręgu, która mówi tyle, że nim zastanowimy się nad tym co chcemy zrobić i jak chcemy to zrobić, musimy być całkowicie pewni dlaczego chcemy to zrobić. Jest to oczywiście tautologia życiowa godna niejednego "mówcy motywacyjnego". Można z niej jednak wyciągnąć tyle, że warto wiązać rzeczy, które robimy z naszymi naczelnymi celami. Warto też zadbać o to, by codziennie przynajmniej przez jakiś czas zająć się rzeczami, które przybliżą nas do naszych głównych celów.

Cele które wypiszecie utworzą Wasz "master list" - listę celów długofalowych. Zapiszcie ją w aplikacji lub w notatniku jako taką.

Dzień 2 - Zawsze zapisywanie, organizacja zadań na listy, rozbijanie zadań, unikanie prokrastynacji, szacowanie wielkości

W tym odcinku opowiem, dlaczego warto wykorzystywać narzędzia do porządkowania zadań i co realnie można zyskać dzięki dobremu ich zastosowaniu.

  1. Zapisuj WSZYSTKO - narzędzia elektroniczne do zarządzania zadaniami mają tę przewagę, że łatwo jest wszystko trzymać w jednym miejscu. Nie ma potrzeby posiadania notatnika (który zawsze trzeba mieć przy sobie i który się kiedyś kończy), nie musimy manipulować wieloma kartkami z notatkami i możemy zawsze zdecydować, które zadanie będzie na wierzchu. Kluczową zasadą jest tutaj zapisuj WSZYSTKO. Korzystając czy to z telefonu, czy komputera zapisuj każde zadanie które ktoś CI podrzuci (lub które sam/a sobie wymyślisz)
  2. Stawiaj na milestone'y - w poprzednim odcinku stworzyliśmy master list - ogólną, nadrzędną listę celów, jakie w drugim okresie chcemy osiągnąć. Wszystkie drobniejsze zadania i cele powinniśmy rozdzielić na parę list, między którymi będziemy je przemieszczać - "dzisiaj", "w tym tygodniu", "w tym miesiącu," ewentualnie również "w tym roku". Dzięki temu łatwo będzie nam mierzyć, jak idzie progres w poszczególnych przedziałach czasowych i będziemy mogli jawnie priorytetyzować wszystkie zadania.
  3. Rozbijaj zadania - wielką zaletą outlinerów (czyli dowolnie rozciągliwych list, takich jak microDash) jest łatwa możliwość rozbijania zadań na mniejsze kroki. Badania dowodzą, że jedną z głównych przyczyn prokrastynacji jest niepewność, w jaki sposób wziąć się za zadanie. Dlatego też częste tworzenie list z krokami do wykonania pomoże nam w radzeniu sobie z prokrastynacją. Na przykład pisząc ten kurs zacząłem od rozpisania nagłówków odcinków, otem zaplanowałem kolejność tematów w każdym odcinku i dopiero potem zacząłem pisać.
  4. Konserwatywnie szacuj wielkość zadań - pracowałem kiedyś z człowiekiem, który miał dwieście tysięcy złotych i chciał zrobić produkt warty mniej więcej tyle. Wychodząc jednak z założenia, że nie należy wkładać wszystkich jajek do jednego koszyka jegomość postanowił, by negocjować cenę bardzo ostro, dążąc do wynegocjowania tego za 40 tysięcy. Widząc tę cenę partnerzy albo rezygnowali, albo wymyślali bardzo różnorodne sposoby obniżenia kosztów. Człowiek skończył biedniejszy o 200 tysięcy, bogatszy o doświadczenie z pięcioma partnerami i bez produktu. Morał z tego taki, że kto źle szacuje koszty (czy to czasowe, czy pieniężne) dwa razy traci. Jeśli źle oszacujecie zadanie będziecie zdenerwowani na siebie, że nie udało się Wam go wykonać, zmienią się Wasze pozostałe plany, ogółem nie jest to zadowalająca perspektywa. W skrócie - always underpromise, always overdeliver (wybaczcie, przetłumaczenie tego na polski jest chyba niewykonalne ;)

Zadaniem związanym z dzisiejszym odcinkiem jest wypisanie sobie zadań, które przed Wami stoją i uszeregowanie je w listy wymienione powyżej. Zróbcie też sobie specjalną zakładkę, która będzie Wa prowadziła do widoku tych list w aplikacji.

Dzień 3 - Wyciskanie czasu, o transferze zadań

Kluczowym motywem tego kursu jest nietracenie czasu. Przez to wyrażenie mam na myśli nie tyle ograniczenie obijania się (bo to stanie się samoczynnie, jeśli będziecie mieli do czego dążyć w życiu), co dobre korzystanie z czasu, w którym robicie coś produktywnego. Najbardziej podstawową metodą "wyciskania" czasu jest coś co nazywam transferem zadań. Mianowicie, na podstawie celów, jakie zdefiniowaliśmy sobie w odcinku pierwszym możemy podzielić nasze różne zadania:

  • pierwszą kategorią są zadania główne, czyli takie, które bezpośrednio przybliżają nas do wykonania jakiegoś naszego celu. Są to najważniejsze zadania i zawsze chcemy robić przynajmniej jedno takie zadanie dziennie (o ile robimy inne zadania, nie biorę pod uwagę dni odpoczynku). Przykładem takiego zadania dla celu napisania własnej książki byłoby faktyczne pisanie.
  • drugą kategorią są zadania pomocnicze - czyli takie, które są powiązane z naszymi długofalowymi celami, ale nie realizują ich bezpośrednio. Przykładem takiego zadania dla celu napisania własnej książki jest pójście do jakiegoś klubu literackiego, albo inspirowanie się do pisania w inny sposób.
  • i w końcu zadania śmieciowe czyli takie, które w żaden sposób nie są powiązane z naszymi głównymi celami. Kluczowe jest ograniczenie tych zadań, choć oczywiście nie zawsze jest to możliwe - przykładem tego typu zadania jest na przykład płacenie podatków.

Powyższy podział jest bardzo cenny w połączeniu z listami z poprzedniego odcinka. Dzięki oznaczeniu zadań na każdej liście jednym rzutem oka jesteśmy w stanie ocenić, jak wygląda ich równowaga w każdym horyzoncie czasowym, a także za które zadania zabieramy się najpierw. Zadania te mają swój jasny priorytet w sensie tego, których chcemy robić jak najwięcej, a które chcemy ograniczać. Tu właśnie pojawia się metodologia transferu zadań, o której pisałem wcześniej. Transfer zadań to, ni mniej, ni więcej dążenie do tego, by dane zadanie zmienić na "lepszy" typ. Przykładowo gdy prowadziłem firmę będąc jednocześnie na studiach, dostaję zadanie na jednym z mniej przydatnych przedmiotów. W wielu przypadkach (o ile studiujemy coś przynajmniej odrobinę powiązanego z branżą, w której działamy) takie zadanie da się wykonać z korzyścią dla własnej działalności. Swego czasu często musiałem na rzeczone studia pisać raporty. Zwykle zamiast poświecić na taki raport 3-4 godziny i generalnie odwalić go, wolałem skupić się na nim mocniej, poświęcić godzinę czy dwie więcej i odnieść go do sytuacji własnej firmy, po to, by wykorzystać go do faktycznego lepszego podejmowania decyzji biznesowych. W ten sposób zmieniłem zadanie śmieciowe w zadania pomocnicze.

Zidentyfikujcie na swoich listach zadania główne, pomocnicze i śmieciowe. Zastanówcie się, w jaki sposób możecie dokonać transferu zadań między kategoriami. W następnym odcinku pomówimy zaś sobie o jednym z najlepszych sposobów transferu zadań - o stworzeniu bazy wiedzy.

Dzień 4 - Budowanie bazy wiedzy

Pierwszy raz na pomysł prowadzenia osobistej bazy wiedzy wpadłem podczas wyrzucania swoich zeszytów szkolnych. Zauważyłem bowiem, że większość notatek, które robiłem w trakcie nauki jest bezwartościowa. Teoretycznie, skoro robię notatki samodzielnie, powinny być bardzo dobre dopasowane do mojego sposobu myślenia i powinny przydać mi się jeszcze kiedyś. Jednak nie wyobrażałem sobie korzystania z taich notatek w żaden sposób (i wynikało to nie tylko z tego, że wiele elementów wiedzy szkolnej jest mało przydatnych w życiu). Ilość czasu zmarnowanego na robienie tych notatek jest przerażająca.

Rozwiązaniem tego problemu jest personalna baza wiedzy - multidyscyplinarny i elektroniczny odpowiednik wspaniałej, osobistej książki kucharskiej. Za każdym razem gdy czytacie, słyszycie czy oglądacie coś wartego uwagi, albo gdy przygotowujecie raport bądź inne podsumowanie informacji, zapiszcie wnioski w bazie wiedzy. Anegdoty, listy przeczytanych książek (z podsumowaniem), listy rzeczy do przeczytania czy obejrzenia, cytaty warte przytaczania, odpowiedzi na różne pytania dotyczące rzeczy, którymi się zajmujecie w pracy, wnioski z różnych porażek - wiele rzeczy warto zapisać w takiej bazie. Kluczowe są trzy elementy:

  1. Zapisujemy rzeczy często i zapisujemy ich możliwie dużo. Problemem jest raczej to, że mamy zbyt mało danych w bazie, a nie to, że mamy ich zbyt wiele - zawsze można potem je uporządkować, ale rzeczy, które zapomnimy już tam się nie pojawią. Stąd ważne jest, by móc łatwo zapisywać dane do bazy.
  2. Musimy sprawić, żeby dane były łatwe do przeszukiwania. Bez tego nie będziemy korzystać z bazy, co pozbawi ją sensu. Nie musi być to szczególnie silnik do wyszukiwania, czy wiki - wystarczy, że będziemy rzeczy w bazie mądrze katalogować i nazywać, tak by można było je wyszukać pełnotekstowo
  3. Wiedza powinna być prezentowana w sensownej formie. W przypadku anegdot wystarczy je wypisać, bo będziemy tej listy używać np. przygotowując wystąpienie. W przypadku wiedzy tematycznej dobrze posługiwać się formatem Q&A bądź formatem checklisty - skupionym na wykonywaniu konkretnej czynności.

Odnośnie narzędzi, macie tutaj sporo możliwości wyboru i zostawiam to w pełni Wam. Dobrze działa zarówno Google Drive, zwykłe pliki tekstowe zapisywane za pomocą gita, dowolne wiki, albo, jeśli nie chcecie używać innej aplikacji - microDash się nada.

Więcej informacji na temat budowania bazy wiedzy znajdziecie w osobnym wpisie:

Jako zadanie na dziś - utwórzcie sobie parę kategorii wiedzy i zapiszcie je w wybranym narzędziu. Dzięki bazie wiedzy wyciągniecie więcej z czytania książek, słuchania podcastów, oglądania filmów czy przeżywania porażek i uczenia się na nich.

Dzień 5 - Inne typy danych

Baza wiedzy jest kluczowym elementem Waszych działań, stąd dzisiejszy odcinek będzie znacznie krótszy - chciałbym żebyście mieli więcej czasu na zajęcie się budowaniem bazy i myśleniem o niej (przyjmując, że wystarczy godzina dziennie by poradzić sobie z tym kursem). Dziś więc krótko o rzeczach pozostałych, które warto trzymać w microDashu.

Terminarz [panel boczny]

Tutaj prosto. Terminarz służy do przechowywania terminów, do których musisz zdążyć. Nic dodać, nic ująć. Przykład - termin na projekt na studia czy do pracy.

Oczekiwanie [panel boczny]

Tu już ciekawiej. Gdy terminarz służy do przechowywania zadań, które możemy wykonać już teraz i mają termin gdzieś w przyszłości, oczekiwanie służy do zapisywania zadań z daną datą rozpoczęcia. Przykład - termin zapłaty czynszu czy rachunków, data po której mamy się komuś przypomnieć, etc.

Dane [Główna część]

Wszelakie dane: identyfikatory, hasła których nie chcemy pamiętać, listy usług, których używamy, etc. Warto trzymać je w osobnej zakładce w głównej części aplikacji

Input [Główna część]

Warto założyć sobie zakładkę na coś, co w GTD nazywane się inputem - miejsce, w które wrzucimy każdą nową informację nim zostanie ona posortowana.

Dzień 6 - O tym, jak się oszukujemy

W dzisiejszym odcinku opiszę kilka pułapek w jakie wpadamy i które wysysają naszą produktywność i przedstawię parę tricków, które pozwolą Wam osiągnąć wyższą produktywność.

Złote godziny

Często ulegamy iluzji, że przez cały dzień będziemy tak samo efektywni jak rano (kiedy większość ludzi osiąga największe skupienie i efektywność). Iluzja ta wpływa na to, że często nie staramy się możliwie mocno wykorzystać tych złotych godzin - choćby tradycyjnie robimy prasówkę rano, a nie wieczorem, mimo że byłoby to bardziej efektywne.

Facebook and such

Portale społecznościowe są w pełni zoptymalizowane pod utrzymanie naszej uwagi możliwie długo. Uwierzcie mi, że w starciu sztabów behawiorystów i matematyków optymalizujących każdy element działania Facebooka z naszym mózgiem, ten drugi ma bardzo trudne zadanie. Dlatego też bardzo trudno jest nam siąść do tych mediów "na 5 minut". Zwykle nie warto w ogóle podejmować też walki i zrezygnować z przeglądania feedów takich mediów w całości (alternatywa - RSS - https://krzysztofsikorski.pl/blog/11)

Informacja jest jak chleb, nie jak wino

Nasz mózg bardzo lubi nowe informacje. Stąd też serwisy "informacyjne" takie jak tvn24 tak mocno stawiają na to, by być odbierane jako "z ostatniej chwili" i ciągle zasypują nas potokiem informacji, zarówno tych ważnych jak i tych nieistotnych. Rozwiązaniem jest, ponownie, nie śledzić tych mediów w sposób, w jaki prezentują one swoje treści większości populacji - przez ich strony, czy też przez feedy mediów społecznościowych, tylko znów skorzystać z czegoś w rodzaju RSSa

Studenci są bardziej aktywni seksualnie przed sesją

Fenomen z powyższego nagłówka faktycznie występuje, a wynika od z czegoś co nazywamy samoutrudnianiem. Gdy bowiem student ma do wyboru uczyć się do egzaminu porządnie i niezbyt porządnie, rozważa takie opcje:

| | Uczyć się dużo | Uczyć się mało | |----------|----------------------------|----------------------------| | Zdać | w sumie tak powinno być... | pozytywne zaskoczenie | | Nie zdać | negatywne zaskoczenie | w sumie tak powinno być... |

Łatwo widać, że gdyby student solidnie uczył się do egzaminu ryzykowałby tylko negatywne zaskoczenie (i podminowanie własnego ego). Przy małej ilości nauki możemy zaskoczyć się tylko pozytywnie.

Pomodoro

Krótko ujmując - pomodoro jest warte Waszej uwagi. Koncepcja jest prosta - skupiamy się na pracy i tylko na pracy przez określoną ilość czasu (na przykład pół godziny), a potem mamy przerwę, choćby pięciominutową. Co cztery segmenty pracy robimy dłuższą przerwę. Układanie swojej pracy według licznika czasu pozwala dużo łatwiej się za nią zabrać - wszak dużo łatwiej skłonić samego siebie do wykonania półgodzinnej pracy niż do realizacji jakiegoś dużego zadania.

Co do zasady, by nie przedłużać - spróbujcie. Możecie użyć choćby https://tomato-timer.com/ (możliwe, że sam dorzucę pomodoro do microDasha, wtedy zrobię tu update)

Presuasion

Ostatnim trickiem, jaki chciałbym Wam przedstawić jest w zasadzie zespół tricków, czy też pewna prawidłowość. Mianowicie, na nasze decyzje, nasze pierwsze instynkty olbrzymi wpływ ma otoczenie i to, co zdarza się nam tuż przed podjęciem danej decyzji. To zjawisko zostało opisane w książce Pre-suasion przez Roberta Cialdiniego. Można oczywiście ten efekt wykorzystać w perswazji, ale można też zastosować go na sobie. To jeden z powodów dla których słynna rada Petersona "zacznij od tego, by posprzątać swój pokój" działa - w uporządkowanym otoczeniu będzie łatwiej się nam skupić, a nasza uwaga nie rozproszy się w sposób niepożądany. Warto również zadbać o porządek na swoim sprzęcie komputerowym. Choćby ten tekst piszę aktualnie w distraction-free edytorze tekstu (tylko tekst i czarne tło).

Dzień 7 - Podsumowanie, narzędzia, etc.

W ciągu ostatnim paru dni pozwaliście podstawowe sposoby ogarnięcia swojego życia, uporządkowania swoich zadań i ujednolicenia swoich dążeń w drodze do celu. Mam nadzieję, że ten kurs pomoże Wam się rozwinąć i będziecie zadowoleni z jego efektów. Piszcie do mnie śmiało, jeśli macie jakieś uwagi, bądź chcecie zapytać o radę. Jeszcze raz zapraszam do korzystania z microDasha no i zgłaszania do niego sugestii - aplikacja będzie wciąż rozwijana zgodnie z tym, co mogło by się w niej przydać. Być może wrócę kiedyś jeszcze do tego tematu, ale jak na razie - dzięki że zostaliście przez cały kurs :).

Podobał Ci się artykuł?

Staram się mniej więcej co dwa tygodnie tworzyć treści o podobnej długości i wartości. Zapisz się na newsletter, aby nigdy nie przegapić nowego artykułu!