Nie przegap nowych treści
Subskrybuj newsletter

Jak zlecać zadania?

Jeśli zarządzasz pracownikami - jesteś menadżerem albo prowadzisz własną firmę - jednym z największych wyzwań, które przed Tobą stoi jest skuteczne delegowanie zadań. Jakość delegowania stanowi różnicę między zarządzaniem pełnym stresu i niepokoju o wynik zleconych zadań a spokojnym i skalowalnym systemem wspólnego działania z pracownikami. Warto więc wiedzieć, jak dobrze delegować zadania.
Czas czytania
4 minut
Autor
Krzysztof Sikorski

Praca nad samym zadaniem

Pierwszym krokiem delegacji zadania jest możliwie dobre rozpisanie jego treści. Głównym powodem prokrastynacji (czyli odkładania) wykonania zadań przez naszych pracowników jest niepewność co do naszych oczekiwań. Zadanie niejasne to zadanie niewykonane. Stąd nim zadanie będzie delegowane, musi być bardzo dokładnie opisane. Jak to zrobić? Zadanie powinno mieć szczegółowo określone:

Cel wykonania zadania

Wydaje się oczywiste, ale chodzi tu o to, by uświadomić delegowanemu, jaki jest głębszy sens wykonania zadania - co jego wykonanie zmieni w naszej firmie. Dzięki temu osoba wykonująca zadanie będzie w stanie znacznie bardziej elastycznie reagować na niespodziewane sytuacje, zyska pewien stopień niezależności

Kryteria akceptacji wykonania / jakości

Czyli co musi się stać, żebyśmy byli usatysfakcjonowani z realizacji zadania. Takie kryteria powinny być możliwie neutralne, zewnętrzne. Nie może być tak, że nasza opinia będzie stanowić o poprawnym lub niepoprawnym wykonaniu zadania - w ten sposób pracownik będzie czuł się nieuczciwie oceniony. Warto posłużyć się współczynnikami liczbowymi, co zresztą jest zgodne z zasadą SMART.

Sposób wykonania zadania

W przypadku zadań zlecanych osobom mniej doświadczonym, warto przekazać razem z zadaniem listę kroków, które doprowadzą do wykonania zadania. Nieprzypadkowo korporacje posługują się procedurami - szczegółowo rozpisane zadanie jest po prostu łatwiej skutecznie delegować.

Delegacja zadania

Gdy rozpiszemy zadanie w pełni przechodzimy do faktycznego delegowania go.

Delegacja uprawnień

Najważniejszym elementem dobrej delegacji jest wspólne uświadomienie sobie uprawnień pracownika. Oddając pracownikowi zadanie oddajesz dwie rzeczy - obowiązki i prawa. Te pierwsze zdefiniowaliśmy już w ramach opisu zadania, ale często zapominamy o tych drugich. Pracownik zawsze ma pewną dozę samodzielności, pewien zakres, w ramach którego może się poruszać. Gdy nie jest on jasno zdefiniowany może pojawić się strach przed działaniem, bądź, co często gorsze, działanie przez nas niechciane.

Stopień delegacji

Oprócz uprawnień ogólnych powinniśmy również przekazać pracownikowi sposób postępowania w ramach tego konkretnego zadania. Zwykle posługuję się tutaj stopniami delegacji:

Zapytaj mnie, jak wykonać zadanie

najniższy stopień delegacji - polega on na tym, że prowadzimy pracownika przez każdy etap wykonywania zadania, i najczęściej nie dajemy mu żadnych uprawnień w jego ramach. W codziennej pracy jest to niedopuszczalne - rezerwujemy ten stopień na etap szkolenia pracownika

Wróć do mnie ze swoim pomysłem

odrobinę wyższy stopień delegacji - wymagamy od pracownika, by przepracował problem samodzielnie, a następnie przyszedł do nas i opowiedział nam o tym, jak planuje go rozwiązać. My akceptujemy plan pracownika (ew. wprowadzamy w nim zmiany) i pracownik wykonuje zadanie zgodnie ze wspólnym planem. Często spotykana forma na przykład między junior i senior deweloperami w programowaniu.

Działaj od razu, ale skonsultuj się, gdy tylko możesz

zmodyfikowana forma poprzedniego punktu. Skraca czas analizy decyzji pracownika (bo zwykle mamy już jakieś jej efekty) i generalnie jest kolejnym krokiem do usamodzielnienia się pracownika.

Działaj samodzielnie, rutynowo raportuj

najwyższy stopień delegacji, dotyczy większych zadań lub obszarów. Stosujemy go wtedy, gdy jesteśmy w pełni przekonani o tym, że pracownik poradzi sobie na swoim stanowisku i chcemy delegować pewien obszar całkowicie na niego.

Bardzo ważne jest, by pracownik wiedział, który stopień delegacji zadania go obowiązuje, a na pewno łatwiej jest posłużyć się takimi standaryzowanymi stopniami, zamiast przy każdym zadaniu jawnie deklarować, kiedy chcemy otrzymać raporty.

W trakcie delegacji

Gdy już przekażemy pracownikowi zadanie do wykonania, bardzo ważne jest, by pamiętać, że zawsze myślenie o tym zadaniu powinno leżeć po stronie pracownika. Za każdym spotkaniem z pracownikiem musimy doprowadzić do tego, by to pracownik myślał na temat zadania, a nie my. Odpowiedź "pomyślę nad tym" warto zmienić na "pomyśl nad tym, zaproponuj rozwiązania, a ja z nich wybiorę" - przynajmniej jeśli mówimy o pracowniku wyszkolonym.

Inne rady i sztuczki

Delegacja zdalna

Gdy pracujemy zdalnie, warto delegować zadania publicznie. Dzięki temu pracownicy wiedzą, że wszyscy członkowie zespołu faktycznie pracują i budujemy w nich pewną solidarność.

Syndrom studenta

Badania dowodzą, że ludzie najbardziej intensywnie pracują na początku wykonywania zadania i na jego końcu. Ma to bardzo duże znaczenie przy dużych zadaniach - być może warto rozważyć podzielenie ich na mniejsze części?

Prawo Parkinsona

Jeśli praca, która zajęłaby tydzień zostaje zlecona na miesiąc - zajmie miesiąc. Dlatego też warto uważać z terminami, jakie wyznaczamy pracownikom. Muszą być one oczywiście realistyczne, ale warto też nie przesadzać z ich zakresem.

Efekt poduszki

Gdy pytamy pracownika o termin wykonania jakiegoś zadania, zwykle podaje on górne oszacowanie, z pewnym wentylem bezpieczeństwa. Czasem warto takie termin ponegocjować, ale nigdy nie robimy tego "bandycko", bo, szczególnie w pracach kreatywnych, efekt wygląda jak na filmie:

Warto jednak poprosić pracownika o oszacowanie, które elementy zadania uważa za najbardziej ryzykowne (mogące zmienić maksymalny czas wykonania), wykonać je najpierw i potem powtórzyć szacowanie.

 Subskrybuj newsletter