Jak stworzyć bazę wiedzy?

W czasach, gdy wiedza jest dostępna powszechnie kluczowym nie jest samo jej zdobywanie a kategoryzowanie i wykorzystanie. Baza wiedzy to notatki na sterydach, dzięki którym rozwiążecie bardzo wiele problemów

Czas czytania
13 minut
Autor
Krzysztof Sikorski

Mniej więcej rok temu zauważyłem, że większość wiedzy którą zdobywam (czy to z książek, filmów, szkoleń, czy zwyczajnych przemyśleń) zapominam na krótko po pierwszym jej przyswojeniu. Ten problem jest zresztą powszechny - większość z nas szybko zapomina wiedzę nabytą choćby w szkole. I to robi różnicę - nawet jeśli przeczytałem parę książek o pozycjonowaniu stron i teoretycznie przyswoję wiedzę z nich, gdy stanę przed zadaniem wypozycjonowania strony prawdopodobnie nie wykorzystam wszystkiego, czego się dowiedziałem. Po prostu nie wszystkie rady zostaną w mojej pamięci. A z czasem problem staje się coraz bardziej znaczący.

Standardowym rozwiązaniem tych kłopotów jest robienie notatek. Fizyczne notatki są jednak niedoskonałe:

  • jeśli zrobimy błąd, trudno go sensownie naprawić (na przykład jeśli okazało się, że jakaś rada nie działa w praktyce i chcemy ją wywalić z notatek, możemy jedynie ją skreślić)
  • miejsce jest ograniczone i prędzej czy później czeka nas kupowanie kolejnych notatników, co wiąże się z chaosem logistycznym
  • nie mamy magicznego przycisku "Wyszukaj", który jest kluczowy do szybkiego korzystania z notatek. Ogółem, notatki fizyczne pokazują coraz więcej wad wraz ze zwiększającą się objętością i coraz szerszym zakresem tematycznym. Stąd, w ramach tego artykułu, chcę Was przekonać do prowadzenia własnej elektronicznej bazy wiedzy.

Dlaczego w ogóle powinno mnie to obchodzić?

Baza wiedzy jest świetnym narzędziem, które pozwala radzić sobie w wielu sytuacjach. Zapisujemy w niej z grubsza trzy rodzaje danych:

  • Dane typu "HowTo" - informacje na temat poszczególnych dziedzin życia, odpowiedzi na kluczowe pytania i zbudowane narzędzia w tym zakresie. Przykładowo:
    • Gdy potrzebuję stworzyć prezentację na jakieś wystąpienie, zaglądam do mojej bazy wiedzy na temat prezentowania i stosuję zawarte w niej rady (na przykład wyraźnie dzielę slajdy ze względu na ich cel i usuwam te niepotrzebne)
    • Gdy tworzę stronę internetową, korzystam z listy rzeczy do sprawdzenia w zakresie designu na komórki - zawsze mam z tym problem, więc kontroluję ten aspekt poprzez osobną listę
    • Gdy mam jakiś problem w zarządzaniu, zaglądam do listy pytań i odpowiedzi na ten temat i próbuję znaleźć możliwie dobry sposób poradzenia sobie z nim.
  • Dane typu lista - czyli trochę oderwane od całości jedno/dwu zdaniowe elementy, które chcemy zachować. Można tu trzymać choćby cytaty, anegdoty, różne dane (np. dane do logowania), snippety kodu czy coś, co Reddit nazywa Life Pro Tips (LPT), czyli 1-2 zdaniowe porady dotyczące losowych dziedzin życia. Ten dział jest świetnym miejscem inspiracji i służy przy przygotowaniu się na prezentacje, gdy szukamy celnego cytatu lub chcemy wyszukać coś konkretnego (np. daną lub LPT). Tutaj trzymam coś, co nazwałem "listami rozwojowymi", czyli materiałami, które powinienem przejrzeć, gdybym chciał rozwinąć swoje umiejętności w konkretnej dziedzinie, ale także listy książek, filmów, gier, programów, etc. które są warte uwagi - czy to takich, które już mam i mogę komuś polecić, czy to takich, które sam chcą przeczytać/obejrzeć/wykorzystać w przyszłości.
  • Dane typu wiedza - informacje nie prowadzące do praktycznych rozwiązań - trzymam tu na przykład ciekawostki na temat historii.

Baza wiedzy pozwala więc reagować skutecznie w wielu sytuacjach i powinna być naturalnym dopełnieniem naszej pamięci tam, gdzie ta nie daje sobie rady. Dzięki takiej bazie wiedzy musimy pamiętać znacznie mniej i zawsze mieć dostęp do wiedzy dostosowanej do naszych potrzeb.

Jakie dane powinniśmy trzymać w bazie wiedzy?

Na to pytanie w zasadzie częściowo odpowiedział poprzedni punkt, ale poza tym w bazie wiedzy powinny znaleźć się assety - dane w postaci obrazków, pdfów, ogółem różnego rodzaju elementów źródłowych, do których będziemy się odnosić w naszych plikach z wiedzą. Głównym elementem bazy musi być tekst, na przykład w formacie markdown, ale od biedy docx też może wystarczyć.

ASIDE: Czym jest format markdown? Format Markdown to sposób zapisu sformatowanego (pogrubienia, tytuły, kursywa, listy punktowane) tekstu bez używania niczego ponad sam tekst. Na przykład, tekst zapisany w taki sposób:

# To jest tytuł
- A tu jest lista
- z **pogrubionymi** słowami
- i z _kursywą_

Wyświetli się tak:

To jest tytuł

  • A tu jest lista
  • z pogrubionymi słowami
  • i z kursywą Pisanie w takim narzędziu jest bardzo wygodne, bo możemy skupić się tylko na pisaniu. Wiele edytorów (np. Caret, którego polecam) nie ma prawie żadnych elementów interfejsu, co pozwala się w pełni skupić na pisaniu, a markdown umożliwia pisanie z pełnym formatowaniem bez odrywania rąk od klawiatury.

Dodatkowo w bazie wiedzy powinno znaleźć się miejsce na plik input, czyli takie miejsce, do którego wpadają wszystkie dane, które zdobędziemy i które później z tego pliku przeniesiemy do faktycznej bazy. Jest to bardzo ważne, bo kluczowym czynnikiem odróżniającym dobrą bazę wiedzy od złej jest ilość informacji, stąd trzeba możliwie ułatwić ich zapisywanie, po czym poświęcić czasem trochę czasu na to, by te informacje posegregować do poszczególnych plików.

Dodatkowo warto w bazie wiedzy zapisać coś, co nazywamy często kotwicami. Zauważyliście pewnie kiedyś, że jeśli przeczytacie pojęcie, które rozwijała książka, którą czytaliście, natychmiastowo przypominacie sobie więcej danych na jego temat. Kotwica jest właśnie takim zapisem, przeznaczonym do tego, by nasz mózg możliwie efektywnie wykorzystywał swoją zdolność widzenia pojęcia w kontekście.

Sprawy techniczne i tym podobne

Wiemy już, dlaczego warto prowadzić bazę wiedzy i co powinno się w niej znaleźć. Pozostaje pytanie jak to zrobić. Mamy na rynku sporo oprogramowania do zbierania wiedzy, zarówno aplikacji typowo korporacyjnych (jak na przykład Confluence), jak i takich skupionych na powszechniejszym dostępie i "wikipediowym" formacie (takich jak WikiJS i MediaWiki). Problem polega na tym, że każde oprogramowanie nastawione na wspólne budowanie wiedzy będzie strzelaniem z armaty do muchy dla osobistego repozytorium wiedzy. W dodatku na przykład Confluence średnio dobrze radzi sobie z danymi w tabelach, a Wikijs i Mediawiki nie są za bardzo dostosowane do dodawania danych za pomocą komórki, a jest to jedna z lepszych metod zbierania informacji (absolutnie polecam wykorzystanie mikrofonu do nagrywania przemyśleń i pomysłów)

Ważnym elementem takiej technologii jest też jej przenoszalność i ogólna zrozumiałość struktury. Chcemy mieć możliwość łatwego przeniesienia danych gdzie indziej, skopiowania ich, zrobienia backupu, etc. Ponadto fajnie byłoby rozumieć, w jaki sposób dane są zapisywane i przeszukiwane, dlatego też bardzo dobrze działają systemy bazujące na plikach tekstowych.

Zapisywanie wiedzy

Kierując się powyższymi założeniami, rekomenduję dowolne narzędzie do zapisywania danych w chmurze, które umożliwia Wam edytowanie dokumentów z poziomu telefonu komórkowego. Takie narzędzia to na przykład:

  • ownCloud (self-hosted, open source)
  • nextCloud (self-hosted, open source)
  • Dropbox (propreiarty, darmowe w średnim zakresie)
  • Google Drive (propreiarty, darmowe w niezłym zakresie)

Te narzędzia pełnią w tym przypadku tę samą rolę - miejsca do przechowywania i synchronizacji plików. Do trzymania samej wiedzy najlepiej wykorzystać płaskie pliki tekstowe, najlepiej tworzone w Markdownie. Synchronizujemy folder lokalny na komputerze (i na telefonach), tworzymy w nim podfoldery na poszczególne typu informacji, po czym do stworzenia konkretnych plików wykorzystujemy dowolny edytor tekstu. Przykłady takich narzędzi:

Edytory tekstu

Multiplatform

  • stackedit.io - narzędzie webowe, które wprowadzi Was w to, jak działa Markdown. Po stworzeniu konkretnego pliku możecie skopiować jego treść i wkleić ją do notatnika, po czym zapisać plik.
  • Caret - multiplatformowe narzędzie dekstopowe dla bardziej zaawansowanych użytkowników. Tutaj filozofią narzędzia jest ograniczony interfejs, który pozwala lepiej skupić się na tym, co piszemy. Artykuł, który właśnie czytacie powstał właśnie w tym narzędziu.
  • Haroopad - prosty edytor desktopowy, który ma tę przewagę nad Caretem że jest całkowicie darmowy. Pisze się w nim dobrze i dla mniej wymagających użytkowników będzie całkowicie wystarczający.

Windows:

  • MarkdownPad - chyba najbardziej znany edytor markdowna na Windowsa. Charakteryzuje się przede wszystkim wyraźnym interfejsem, który pozwala korzystać z niego również z wykorzystaniem myszki, co czyni co dobrym dla początkujących. Dobry na początek, ale gdy trochę lepiej poznacie składnię markdowna i będziecie płynniej korzystać ze skrótów klawiaturowych, możecie spróbować...
  • WriteMonkey - który to edytor wychodzi z podobnych założeń co Caret, czyli traktuję brak rozpraszaczy jako podstawowy cel. Warto spróbować dowolnego edytora podchodzącego do pisania w ten sposób, dzięki temu naprawdę można pisać szybciej i pozostawać w pełnym skupieniu na tym, co piszemy.

Mac

  • MacDown - prosty edytor na Maca, w pełni open-source, prosty, z kolorowaniem kodu i innymi fajnymi bajerami. Radzi sobie całkiem nieźle.

Android

  • W połączeniu z Nextcloudem bardzo dobrze sprawdza się prosta aplikacja Writer Plus. Wystarczy w opcjach pliku wybrać "Otwórz za pomocą" i wybrać ten, całkowicie darmowy, edytor. Wyświetla markdown w wersji graficznej, zaznaczając tytuły, pogrubienia, kursywy, etc.
  • Jeśli używacie Google Drive, Dropboxa lub oneDrive'a i nie przeszkadza Wam koszt aplikacji w wysokości kilku dolarów, całkiem dobrze sprawdza się JotterPad - ma automatyczną synchronizację z chmurą i wygląda całkiem dobrze, a w wersji płatnej ma również podgląd Markdowna.

iOS Tutaj dwie proste aplikacje w cenie pięciu dolarów. Obie działają całkiem dobrze, więc wybór zapewne będzie zależał od graficznej i interfejsowej strony aplikacji:

ASIDE: fajny sposób na zwiększenie inputu Dobrą metodą na to, by zapisywać więcej rzeczy, w szczególności nie zapominać tego, co nagle nam przyjdzie do głowy, jest korzystanie z dyktafonu (na przykład aplikacji na telefon tego typu). Przykładowo taką: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.andrwq.recorder&hl=en lub taką: https://itunes.apple.com/us/app/voice-record-pro/id546983235. Większość telefonów nawet nie będzie potrzebować instalacji dodatkowej aplikacji. Szczególnie dobrze działa to u osób, które wymyślają najlepsze rzeczy tuż przed zaśnięciem, nie mają siły, żeby je zapisać i ostatecznie rano już ich nie pamiętają.

Organizacja danych

Zwykły dysk wirtualny wydaje się strukturą słabo dostosowaną do układania wiedzy w skuteczny sposób - brakuje tu tagów, indeksów i wszystkich zabawek, które pomagają tworzyć mocno wewnętrznie polinkowaną strukturę. Być moż,e gdy zbierzemy w naszej bazie bardzo dużo danych, tego typu narzędzia będą nam potrzebne. Ale:

  • Celem bazy nie jest szybkie wypełnienie rozwodnioną i bezprzedmiotową treścią, a poszukiwanie wartościowych rad, które pozwolą nam lepiej korzystać z wiedzy
  • Sposób dostępu do danych można znacząco poprawić, linkując między dokumentami, w tym tworząc swoisty indeks dokumentów
  • I najważniejsze - podstawą jest szybko zacząć zbierać dane! To krok, którego nie pominiemy, nie skrócimy. Prace nad organizacją możemy spokojnie wykonać później, w dzień lub dwa ciężkiej pracy. Ale z każdą chwilą możemy tracić informacje, które warto zapisać na stałe. To trochę jak z machine learningiem - niekoniecznie trzeba od razu wnioskować z danych i budować silnik, ale bardzo warto zbierać dane jak najszybciej - bo tego kroku przyspieszyć nie można.

Stąd w ramach organizacji danych wystarczy kierować się tym, kiedy tych danych będziemy używać. Przykładowo plik o tytule marketing, który odświeżamy, planując każdą kampanię, pliki w temacie rekrutacji i zarządzania, etc. To wystarczy, przynajmniej na początek, żeby baza była użyteczna w przypadku różnych kontekstowych zastosowań. Baza wiedzy to coś, czego będziecie używać bardzo często, input do niej powinien być stale otwarty. Jej organizacja powinna odpowiadać potrzebom i jeśli będziecie czuli, że warto rozdzielić pewien plik na dwa, po prostu to zróbcie. Taka organizacja to proces, przez który musicie przejść.

Jeśli chcielibyście sobie doczytać na temat systemów organizacji wiedzy (w co nie chcę wchodzić w tym artykule), najlepiej zacząć od najprostszego i najbardziej ogólnego źródła, czyli Wikipedii: https://en.wikipedia.org/wiki/Organizing_Knowledge_Cognitively. Dla organizacji bardzo dużych baz, w których będziecie trzymać bardzo wiele wiedzy, jest to bardzo dobry punkt startowy. Zwykle nie potrzeba Wam aż tak mocnego narzędzia, ale jeśli ktoś jest mocno pedantyczny i chciałby uporządkować swoją bazę od samego początku idealnie - jest to jakieś rozwiązanie.

Dostęp

Gdy stworzyliśmy już naszą bazę, zebraliśmy w niej jakieś wstępne informacje, zorganizowaliśmy je w odpowiedni sposób, czas zacząć korzystać z tego, co udało nam się zrobić. Zakładam, że macie dostęp do Waszej bazy na wszystkich możliwych urządzeniach i że jest ona jakoś powiązana z Waszą praktyką zawodową. Co więc możecie zrobić, żeby zwiększyć Waszą użyteczność z bazy?

Wyszukiwanie

Pierwszym elementem łatwego dostępu do bazy jest sprawny system wyszukiwania. Wyszukujemy na dwa sposoby:

  • w drzewie katalogów, co w zasadzie jest dane w większości narzędzi - tutaj wygodę wyszukiwania kształtujemy sami, tworzą c odpowiednią strukturę. Rada ode mnie - nie twórzcie zbyt głębokiego drzewa katalogów - zwykle drzewa są raczej zbyt głębokie niż zbyt płytkie, szczególnie jak chcemy szczegółowo podzielić informacje na poczatku tworzenia bazy, gdy jest jeszcze pusta
  • pełnotekstowo. Tutaj warto zadbać o to, by narzędzie, którego używamy, potrafiło przeszukać treść plików w naszej bazie. Osobiście używam zwykłego pełnotekstowego wyszukiwania na Linuxie (komenda grep -rHino "Szukany tekst"), ale większość narzędzi wymienionych powyżej jakoś sobie z tym radzi. Takie wyszukiwanie posłuży nam wtedy, gdy chcemy znaleźć konkretne słowo kluczowe gdziekolwiek w bazie.

Regularność dostępu

Drugim elementem łatwego dostępu do bazy jest sprawienie, by korzystanie z niej było dla nas intuicyjne i byśmy faktycznie wykorzystywali jej możliwości. By tak się stało, warto każdego ranka poświęcić kilkanaście minut, przejrzeć nasz terminarz i przeanalizować jak baza wiedzy może nam pomóc w zadaniach, jakie nas dziś czekają. Jeśli świadomie podejdziemy do używania bazy codziennie, będzie nam dużo bardziej przydatna. Dzięki temu będziemy działać skuteczniej, wykorzystując całą wiedzę, którą zgromadziliśmy. Przygotowanie jest w takich sytuacjach łatwe i daje bardzo dobre rezultaty.

Publikacja

Według większości teorii obiegu informacji, ostatnim elementem obecnym przy tworzeniu baz wiedzy jest publikowanie. Informacja wchodzi do naszego ekosystemu, jest syntezowana, następnie zorganizowana, tagowana i porządkowana, a na koniec znajduje zastosowanie w postaci publikowanej gdzieś treści. Tak działają choćby naukowcy, którzy zaczynają od kwerendy źródeł, następnie porządkują informacje, które zdobyli, przeprowadzają dany eksperyment (produkują wiedzę), syntezują wszystko razem i podsumowują w postaci pracy naukowej. Tak też powstają artykuły na tej stronie - z różnych elementów wiedzy zebranej na przestrzeni miesięcy i lat można stworzyć wiele możliwie przekrojowych artykułów.

To zastosowanie bazy wiedzy jest bardzo ważne - wszak podczas porządkowania wiedzy i choćby selekcji, co jest w niej najważniejsze, wykonujecie już duża część pracy kogoś, kto napisałby na dane temat artykuł. Takie stworzone przez Was artykuły, recenzje i inne materiały są też kluczowym elementem Waszej bazy i możecie je wykorzystać zawsze, gdy ktoś zada Wam pytanie na temat, który omówiliście już kiedyś w ramach takich prac. Przykładowo, wiele osób pytało mnie już o to, w jaki sposób dobrze napisać CV i zawsze byłem w stanie odpowiedzieć, wysyłając link do artykułu (zresztą obecnego na tej stronie). Stąd też namawiam Was mocno do tego, byście swoją wiedzę przekuwali w wartościowe, solidne artykuły, syntezujące wiedzę na dany temat.


Podsumowując, własne repozytorium wiedzy pozwala nam rozwijać naszą wiedzę, nie zważając na ograniczenia naszej pamięci. Jest ono naszą własną bazą, łączącą wiedzę nabytą z zewnątrz z naszymi osobistymi przemyśleniami, eksperymentami i wnioskami z różnych naszych działań. W epoce internetu, gdy naprawdę łatwo jest znaleźć informacje, ale naprawdę trudno znaleźć je dobrze poukładane i wyselekcjonowane pod nasze potrzeby, takie repozytorium jest nieocenione.

Warto zacząć je tworzyć jak najwcześniej, a można zacząć nawet bez szczególnie rozbudowanych (czy płatnych) narzędzi. Ba, nawet lepiej - im mniejszy poznawczy skok przy używaniu narzędzia tym lepiej, bo celem jest przede wszystkim, by wygenerować jakąś wiedzę, czyli po prostu ją sobie pierwszy raz zapisać. Uwierzcie mi, że jeśli zaczniecie już teraz prowadzić skrupulatnie własną bazę wiedzy, już za parę miesięcy będziecie cieszyć się z tej decyzji, bo wtedy zacznie ona przynosić Wam owoce.

Podobał Ci się artykuł?

Staram się mniej więcej co dwa tygodnie tworzyć treści o podobnej długości i wartości. Zapisz się na newsletter, aby nigdy nie przegapić nowego artykułu!