Nie przegap nowych treści
Subskrybuj newsletter

Jak onboardować?

Onboarding pracowników jest kluczowym procesem - gdy pracownik jest podekscytowany rozpoczęciem nowej pracy, warto zbudować dobre pierwsze wrażenie o firmie. Dobry onboarding to bardziej zadowolony i szybciej w pełni efektywny pracownik - a co za tym idzie spore korzyści dla naszej firmy
Czas czytania
4 minut
Autor
Krzysztof Sikorski

Odpowiedzialność za nowego pracownika - opiekun onboardingu

Jeśli za coś odpowiadają wszyscy, to ostatecznie nie odpowiada za to nikt. Dlatego też warto odpowiedzialność za nowego pracownika przydzielić konkretnej osobie z zespołu, do którego pracownik dołącza. Na pewno pojawią się pytania, a prawdopodobnie na początku pracownik nie będzie wiedział jak wszystko zrobić. Obowiązkiem tej konkretnej osoby niech będzie zarówno odpowiadanie na pytania jak i proaktywne działanie, by wprowadzić pracownika w firmę możliwie skutecznie.

Działanie takiej osoby powinno zacząć się możliwie wcześnie. Już na tydzień przed pierwszym dniem może skontaktować się z pracownikiem, sprawdzając, czy wszystko jest w porządku i czy nie pojawiły się jakieś pytania. Warto wtedy również wysłać do pracownika pakiet powitalny, o którym poniżej.

Organizacja pierwszych dni, tygodni, miesięcy

Pierwsze dni, tygodnie i miesiące nowego pracownika są kluczowym okresem i warto maksymalnie wykorzystać jego unikalną naturę.

Pierwszy dzień

Bardzo dobrą zasadą dotyczącą pierwszego dnia w pracy jest konieczność wyprodukowania jakiejś wartości podczas pierwszego dnia właśnie. Programiści powinni wykonać pierwszy commit, marketingowcy nawiązać relację z pierwszym klientem i tak dalej. Pokazuje to, że firma nie ma problemów z organizacją i papierologią i motywuje, bo ludziom generalnie zalezy na tym, by ich praca była przydatna :)

Podczas pierwszego dnia warto więc zwolnić czas opiekunowi pracownika (unikając wyznaczania mu zadań terminowo krytycznych) tak, by możliwie szybko można było rozwiązać ewentualne problemy i przeszkody - trudno je bowiem przewidzieć.

Pierwszy tydzień (w szczególności również pierwszy dzień)

Co warto zrobić:

  • wycieczka po biurze, poznanie różnych zespołów i działów, a także lokalizacji ekspresu do kawy i stołówki
  • zapoznanie się przynajmniej z zespołem (zgodnie z materiałami z pakietu powitalnego)
  • sprawdzenie, czy pracownik umie korzystać z narzędzi, które wykorzystujemy, ewentualne szkolenie
  • jasne określenie oczekiwań wobec pracownika w czasie onboardingu, jak i po jego zakończeniu (najlepiej w postaci spotkania z menadżerem odpowiedzialnym za zespół pracownika)

Jak podsumować: Na spotkaniu pracownika z opiekunem podsumowującym taki tydzień pytamy przede wszystkim o to, jak przebiega jak dotąd proces onboardingu. Ważne jest, żeby nie zadawać pytań "czy wszystko jest jasne?", tylko raczej prosimy pracownika, żeby odpowiedział nam na pytania dotyczące wiedzy, którą miał poznać - na przykład, czy potrafi rozpoznać pracowników ze swojego zespołu. Jasno trzeba przedstawić to jako weryfikację jakości materiałów onboardingowych, a nie jak sprawdzanie zdolności pracownika.

Ponadto, warto by opiekun spotkał się z menadżerem i podsumował wyniki pracy w pierwszym tygodniu - w tym jakie są jego oczekiwania wobec pracownika na pierwszy miesiąc.

Pierwszy miesiąc

Organizujemy spotkanie pracownika z menadżerem, na którym skupiamy się przede wszystkim na diagnozowaniu niespełnionych potrzeb pracownika. Pytamy o oczekiwania, czy zostały spełnione, czy co go zawiodło. Celem jest weryfikacja pierwszego wrażenia, które pracownik ma o naszej firmie.

Organizujemy spotkanie menadżera z opiekunem i podsumowujemy sytuację pracownika, a także powodzenie procesu onboardingowego.

Trzy miesiące

Powtarzamy spotkania, które organizowaliśmy po pierwszym miesiącu.

Przygotowanie miejsca pracy

Do efektywnego wejścia do pracy, szczególnie gdy oczekujemy od pracownika wartości już w pierwszym dniu, konieczne jest w pełni przygotowane stanowisko pracy. Niech więc już zawczasu gotowe i przetestowane będą:

  • wszelakie sprzęty służbowe, najlepiej z już założonymi kontami i tym podobnymi elementami
  • zaproszenia do usług IT, z których korzystamy
  • różne karty dostepowe, a także subskrypcje różnych usług pracowniczych (w tym na przykład maila pracowniczego)

Pakiet powitalny

By proces onboardingu był możliwie bezproblemowy i tani, warto przygotować możliwie dobre materiały powitalne. Przesłanie ich nie zużywa czasu naszych pracowników, a im są lepsze tym mniej pojawi się pytań, wątpliwości i błędów.

Co więc powinno znaleźć się w materiałach powitalnych:

  • dotarcie do biura - ten problem nie istnieje, jeśli rozmowa kwalifikacyjna odbyła się w biurze, ale nie zawsze tak jest. Warto szczegółowo rozpisać nie tylko w jaki sposób dojchać do biura, ale też jak się do niego dostać (na przykład gdzie pobrać kartę dostępową) czy co zrobić jak już się w nim znajdziemy (o kogo pytać, gdzie znajduje się biuro zespołu, etc.)
  • przedstawienie zespołu i opiekuna - nie musimy w pakiecie przedstawiać wszystkich osób w firmie (chyba że jest ona mała), ale warto skupić się na zespole, w którym pracownik będzie dzialać. Umieśćmy zdjęcia i krótkie opisy członków zespołu. Taki opis powinien zawierać zakres obowiązków (czyli w tym przypadku - o co każdą osobę można zapytać), ale też na przykład hobby i pasje członków zespołu - to znacznie ułatwi znalezienie wspólnego języka z zespołem. Podkreślmy też jasno kto jest opiekunem nowego pracownika i jakie konkretnie obowiązki niesie to za sobą - na przykład o co można takiego opiekuna zapytać.
  • logistyka w biurze - posiadanie wiedzy na temat sposobu korzystania z ekspresu do kawy ma zaskakująco duży wpływ na zadowolenie wielu pracowników. Powinna się więc znaleźć, obok instrukcji korzystania z drukarki, różnego rodzaju kodów dostępowych, czasu przerwy obiadowej i innych logistycznych uwag dotyczących biura w pakiecie powiatalnym.
  • narzędzia infromatyczne - warto szybko zasygnalizować pracownikowi, jakich narzędzi informatycznych używamy, a także jak należy z nich korzystać (bo często w zespole i firmie mamy różnego rodzaju konwencje w tym zakresie). Do tego możemy przekazać w ten sposób dane logowania do tych narzędzi
  • plan na pierwsze dni pracy - oczywiście ustalony na podstawie niniejszego artykułu. Dobrze jest wiedzieć, ale onboarding jest długim procesem i wiedzieć, kiedy będzie oczekiwany od nas feedback na jego temat.
  • materiały o naszej firmie - czyli jej misja i główne wartości. Warto zrezygnować ze standardowych formułek i skupić się na przedstawieniu hipotetycznych (a jeszcze lepiej - historycznych) sytuacji, w których ujawniły się wartości, jakimi kieruje się nasza firma.
 Subskrybuj newsletter