Budżet czasu dla żółtodziobów

Jeśli na dzień przed oddaniem ważnego projektu czy pracy zastanawiasz się "gdzie się podział mój czas?" - ten tekst jest dla Ciebie. Dzięki budżetowi czasu dowiesz się, gdzie tracisz czas i będziesz mógł świadomie zacząć temu przeciwdziałać.

Czas czytania
12 minut
Autor
Krzysztof Sikorski

Budżet czasu opisuje, jak spędzamy czas w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca, czy roku. Spisujemy w nim co i przez jak długo robimy. Po co? By zobaczyć własne życie w neutralny sposób. By dowiedzieć się, ile procent dnia poświęcamy na pracę, rozwój, sen, czy poruszanie się z miejsca na miejsce. A później zdecydować jak budżet powinien wyglądać i zacząć do niego dążyć.

Co zyskasz, robiąc budżet czasu?

Zapisywanie wszystkiego, co robimy jest męczące. Zajmuje też, nomen omen, czas. Mimo tego, skrupulatne prowadzenie budżetu, choćby przez parę tygodni, daje wiele korzyści.

Ocenisz czasowe znaczenie ważnych dla Ciebie rzeczy

Każdy z nas ma pewne priorytety życiowe. Budżet powie Wam, co zajmuje faktyczne centralne miejsce w naszym życiu - jak wiele czasu przeznaczymy na sen, pracę, odpoczynek, relacje towarzyskie. Tym samym pewnie Was mocno zaskoczy - często podejmujemy decyzje, w wyniku których spędzamy czas inaczej niż byśmy chcieli.

W mierzalny sposób przeprowadzisz zmiany

Gdy przekonamy się, jak faktycznie wygląda nasz czas, zaplanujemy jak powinien wyglądać. Ukształtujemy idealny dzień lub tydzień - taki, który da nam najwięcej satysfakcji i który pozwoli nam się najbardziej rozwinąć. Następnie zastanowimy się co zmienić, by stopniowo do niego dążyć. Wreszcie, będziemy mogli mierzyć progres w drodze w neutralny, wręcz naukowy sposób.

Poszukasz czasowych oszczędności

Testując gotowy budżet w praktyce, dotrzemy do ciekawych wniosków. Na przykład okaże się, że trudno nam ograniczyć czas spędzany na transporcie. Albo że “kilka minut” prokrastynacji dziennie składa się na 8 czy 10 godzin w trakcie tygodnia. Szczegółowe badanie czasu jest brutalne, jego wyniki nie będą zafałszowane przez naszą intuicję. Dzięki temu znajdziemy rzeczy, które zajmują nam więcej czasu niż szacujemy a potem będziemy mogli z nimi skutecznie walczyć.

Budżet czasu jest silnym narzędziem diagnostycznym. Świadome korzystanie z czasu to jedna z tych rzeczy, które realnie zmieniają podejście do życia. Jeśli zaś przeraża Was perspektywa nieustannego mierzenia różnych czynności - budżetu nie trzeba traktować jako narzędzia permanentnego. Możemy skorzystać z niego przez parę tygodni, wyciągnąć wnioski, po czym powtórzyć takie badanie za rok, czy pół roku. Także w takiej tymczasowej formie budżet sprawuje się bardzo dobrze. Jak więc zabrać się za tworzenie budżetu?

Etap I

Planowanie działań

Etap II

Faktyczny pomiar czasu

Etap III

Podsumowanie i wnioski

Etap pierwszy - planowanie

Nim weźmiemy się za faktyczny pomiar czasu, musimy podjąć kilka ważnych decyzji i zaprojektować nasz idealny budżet. Dlaczego w tej kolejności? Chodzi o to, by nie sugerować się rzeczywistością w projektowaniu tego wstępnego, idealnego budżetu. By nie "ściągało nas" z naszymi planami do tego, jak faktycznie wygląda nasze życie teraz. Nasze cele z rzeczywistością porównamy po pierwszym pomiarze.

Pełny czy niepełny?

Pierwszą decyzją, którą trzeba podjąć, jest ustalenie, czy chcemy wykonać budżet pełny, czy niepełny. Możemy założyć, że mierzymy cały swój czas i w budżet wliczamy każdą czynność, którą wykonujemy (sen, higiena osobista, etc.). Taki budżet nazywamy budżetem pełnym. Mierzenie czasu w tej sposób jest jednak bardzo wymagające. Dlatego często lepiej skupić się na mierzeniu czasu w ustalonym zakresie - na przykład tylko tego spędzanego na pracy. Znacznie łatwiej to robić - zwłaszcza gdy pracujemy przed komputerem. Wówczas budżet będzie oczywiście niepełny, nie znaczy to jednak, że mniej użyteczny (osobiście pracuję przy komputerze i mierzę głównie taki czas, dzięki czemu budżet mogę prowadzić regularnie i mnie to nie irytuje).

Budżet niepełny

Zalety
  • łatwy do zastosowania
  • można stosować rotacyjnie do różnych "działów" życia
Wady
  • nigdy nie widzimy całościowego obrazu

Budżet pełny

Zalety
  • jest.. pełny, wyłapiemy w nim wszystkie problemy z naszym czasem
Wady
  • znacznie bardziej "upierdliwy"
  • może spowodować, że granulacja pomiaru w dziedzinach będzie niższa

Podział na kategorie

Niezależnie od tego, na które podejście się zdecydujemy, budowanie budżetu czasu zaczynamy od kartki papieru lub arkusza kalkulacyjnego. Zapisujemy na samej górze jak wiele czasu chcemy dzielić - sensowne są budżety dzienne, tygodniowe czy miesięczne. Polecam zacząć od tygodniowego - w przypadku dziennego trudno tym samym budżetem pokryć dni powszednie i weekendy. Dodatkowo tydzień jest na tyle długi, by pewne odchylenia codzienne się w nim wyrównały, a jednocześnie dość krótki, by dość szybko mieć sensowne wyniki pomiarów.

Bierzemy więc 148 godzin (lub wartość niższą, jeśli robicie budżet częściowy) jako bazę naszego budżetu… po czym dzielimy. Dzielimy na różnego rodzaju kategorie, jak "domowe", "rozwój", "praca", "rodzina", i tym podobne. Następnie staramy się luźno oszacować, jak wiele czasu chcemy spędzać na czynnościach z poszczególnych kategorii. Nie przejmujcie się bardzo rzeczywistością, a jeśli szukacie inspiracji w temacie kategorii lub wartości podziałów zajrzyjcie do przykładowego arkusza kalkulacyjnego (po kliknięciu skopiuje się on do Was automatycznie).

Jak widzicie, przykładowy budżet jest próbą podzielenia 82 godzin (przykładowa wycenia produktywnie spędzonego czasu w ciągu tygodnia). Podział jest dość mocno umowny i trochę o to chodzi - powinien być intuicyjny i odzwierciedlać nasze luźne szacunki.

Tak powinien wyglądać skopiowany arkusz

Tak powinien wyglądać skopiowany arkusz

Etap drugi - pomiar czasu

Drugi etap pracy nad budżetem czasu to wykonanie faktycznych pomiarów, które pokażą nam, w jaki sposób na co dzień korzystamy z czasu i na co go przeznaczamy.

Do tego warto wykorzystać różne aplikacje, tzw. time trackery. Można oczywiście mierzyć czas ręcznie, ale nie polecam tego rozwiązania (to naprawdę sporo roboty, szczególnie przy raportowaniu). Jeśli Wasz budżet czasu obejmuje tylko część rzeczy, a w szczególności rzeczy, które robicie świadomie i jesteście w stanie zaznaczać ich początek i koniec nawet po jakimś czasie, polecam aplikację Toggl (sam z niego korzystam). Toggl pozwoli Wam zapisywać czas do różnych projektów - nietrudno stworzyć sobie projekty odpowiadające kategoriom rozpisanym wcześniej.

Ma również aplikację mobilną, która pomaga zapisywać czas gdy nie mamy dostępu do komputera. Toggl pozwala również generować raporty z dowolnego okresu (najczęściej wybiera się tu tydzień) i porównywać je z założonym budżetem czasu. Zapisując te wyniki w arkuszu, po kilku tygodniach można stworzyć całkiem niezły spis tego, jak przebiega nasze życie pod względem zużytego czasu.

Co jeśli chcę mierzyć cały czas?

Jeśli Wasz budżet zakłada dzielenie całego dostępnego czasu (wraz ze snem, i tym podobnymi) będzie Wam trochę trudniej, bo czeka Was zapisywanie dużo większej liczby czynności. Tutaj warto przede wszystkim podzielić te czynności na pewne bloki - możliwe, że nie ma dużego sensu rozdzielanie różnych czynności higieny osobistej (bo nie bardzo możemy wpłynąć na ich czas). Uprośćcie budżet jak tylko możecie, usuwając z niego elementy, których poznanie niewiele wniesie do Waszego myślenia. Ale bardzo ważny jest choćby pomiar snu. Wiedza o tym, jak dużo śpimy, jak regularnie bądź nieregularnie pozwoli nam odpowiedzieć sobie na pytanie, czy możemy coś w tym śnie poprawić.

Ogółem, takiego badanie jest szczególnie męczące i nic nie stoi na przeszkodzie, by tak szczegółowe pomiary prowadzić tylko przez tydzień bądź dwa, potem stosować tylko budżet częściowy.

ASIDE: system oznaczania zadań ABCDE (promowany przez Briana Tracy'ego w książce "Eat that frog"). Polega na podziale zadań na:

  • A - zadania najważniejsze, których niewykonanie niesie dla nas poważne konsekwencje
  • B - zadania poboczne, które jednak powinny być wykonane, a konsekwencje niewykonania są pomniejsze
  • C - zadania pomniejsze, które fajnie byłoby zrobić, ale nie ma konsekwencji z ich odpuszczenia
  • D - zadania, które powinniśmy delegować do kogoś innego
  • E - zadania, których powinniśmy się pozbyć Gdy zapisujemy zadania, warto zaznaczać, do której kategorii należą (w Togglu służą do tego Tagi). Dzięki temu będziemy w stanie dodatkowo oszacować, jak wiele czasu zajmują nam zadania, które są dla nas najważniejsze.

Etap trzeci - wnioski

Po pierwszym tygodniu pomiarów możecie być zaskoczeni. Mój faktyczny budżet bardzo różnił się od planowanego i z Wami pewnie będzie podobnie. Dzieje się tak między innymi dlatego, że nasza percepcja czasu jest bardzo różna od faktycznego jego upływu - szczególnie w odniesieniu do bardzo angażujących lub bardzo nudnych zadań.

Po pierwszym zaskoczeniu przychodzi jednak czas na pytanie "co dalej". No właśnie, co możemy zrobić z naszymi pomiarami?

Warto przyjrzeć się “innym”

Zaskakująco kluczowe są momenty, których nie mierzymy w przypadku budżetu częściowego, a które w budżecie całodobowym oznaczymy jako “inne”. "5 minut", w których zerkniemy na media społecznościowe, czas przed zaśnięciem przeznaczony na losowe przeglądanie internetu, i tym podobne. Nie mówię, że tak spędzony czas jest bezproduktywny, czy że należy całkowicie wyeliminować go z naszego planu dnia - jednak często czas na tego typu czynności jest przez nas niedoszacowany (co dotyczy szczególnie sangwiników, przynajmniej według badań). Jeśli stworzymy sobie w naszym planie dnia konkretny, wydzielony czas na odpoczynek i nie będziemy go wydłużać ponad te założenia - pozbędziemy się tych skrawków prokrastynacji z naszego dnia.

Może nam w tym pomóc technologia. Dobrze mogą się sprawdzić różne aplikacje, którymi zablokujemy sobie dostęp do stron, które lubimy przeglądać w określonych godzinach, takie jak RescueTime, StayFocused, SelfControl, czy KeepMeOut (jest ich sporo, działają podobnie, znajdziecie coś dla siebie). Często też tego typu czas jest zwykłą prokrastynacją, którą możemy ograniczyć choćby przez bardziej szczegółowe planowanie kroków, które mamy wykonać w ramach danego zadania, bo brak pewności, od czego powinniśmy zacząć zadanie jest główną przyczyną prokrastynacji.

Warto powalczyć z transportem

Pozycja "transport" jest bardzo ważnym elementem budżetu czasu. Zwykle zajmuje nam tygodniowo wiele godzin i nie są to godziny szczególnie produktywne. Często unikamy myślenia o tym, jak wielkie jest to zużycie czasu, tłumacząc się przed samym sobą, że praca tego od nas po prostu wymaga i jest to czas, który musimy zużyć, czy tego chcemy, czy nie.

Dzięki zrobieniu tych pomiarów i analizie tego czasu uzyskamy dwa cele. Po pierwsze - uświadomimy sobie, jak wiele transport zajmuje, jak wiele czasu na niego tracimy. Często nie jest oczywiste, jak długo się poruszamy, zwłaszcza jeśli prosto z pracy idziemy na zakupy, albo gdy przesiadamy się kilkukrotnie i trudno nam oszacować pełen czas przejazdu, albo gdy stoimy codziennie w korkach i czas przejazdu mocno waha się z dnia na dzień.

Po drugie - weźmiemy odpowiedzialność za ten czas. Nikt nas nie pochwali za to, że spędzamy dużo czasu w transporcie. Nie zwiększymy przez to swojej efektywności w pracy, nie spędzimy więcej czasu z rodziną. To, że zużywamy ten czas w taki sposób to nasza decyzja - czy tego chcemy czy nie. I naszą odpowiedzialnością jest coś z tym czasem zrobić.

A co można zrobić? W dzisiejszych czasach - coraz więcej. Można zastosować generalnie dwie strategie.

Ograniczenie czasu transportu

W przypadku pracujących można to realizować poprzez dążenie do pracy zdalnej, częściowej lub całkowitej, ew. zmianę pracy na taką bliżej domu lub taką umożliwiającą pracę zdalną. W przypadku uczniów - można pójść w kierunku nauki w domu, co stopniowo robi się coraz łatwiejsze. I ogólniej - drodzy rodzice - pamiętajcie, że czas Waszych dzieci też jest ważny i warto stosować co do niego podobne standardy jak te, które stosujecie do swojego.

Zagospodarowanie czasu w transporcie

W przypadku gdy poruszacie się samochodem, audiobooki i podcasty na pewno poprawią Wasze doświadczenie ze stania w korkach i pozwolą Wam się uczyć w trakcie jazdy, a badania neurologiczne wskazują, że słuchanie bez mówienia nie wpływa w żaden znaczący sposób na to, jak dobrze jeździmy. W przypadku gdy więcej poruszacie się komunikacją miejską, możliwości są większe, szczególnie jeśli w autobusie czy tramwaju jest więcej luzu (w ścisku dalej działają audiobooki i podcasty). Można zawsze poczytać książkę, popracować nad czymś z użyciem telefonu czy nawet wyciągnąć laptopa (o ile jedziecie dość długo i nie macie przesiadek, to naprawdę może działać, zwłaszcza gdy macie poręczny i lekki komputer).

Możecie dziwić się, że tak wiele miejsca poświęcam tu na pisanie o transporcie. Jest to jednak jedna z rzeczy, które optymalizuje się najskuteczniej. Wiele rad tutaj przedstawionych działa również w kontekście obowiązków domowych - warto zarówno optymalizować sam czas ich wykonywania (zmiana ustawień sprzętów w kuchni, metoda Konmari, i tym podobne, eliminować je całkowcie gdy można, albo w ostateczności słuchać rzeczy podczas ich wykonywania (zarówno podczas gotowania, mycia naczyń jak i odkurzania można spokojnie słuchać podcastów).

Warto uporządkować czas produktywny

Często jest tak, że nie potrafimy skutecznie ocenić, jak wiele czasu spędziliśmy na nauce czy pracy. Czasem też siadamy do robienia czegoś bez ustalonego czasu na zasadzie “teraz musimy ciągle robić projekt X, aż skończymy". I jakkolwiek w przypadku rzeczy inspirujących, przyjemnych, kreatywnych takie crunche działają znakomicie (bardzo wielu artystów właśnie w ten sposób pracuje) tak przy rzeczach, do których robienia musimy się zmuszać, warto ustalać sobie konkretny czas, który musimy zrealizować w trakcie dnia/tygodnia. Po wypełnieniu ustalonego założenia mamy czas na odpoczynek. W ten sposób ograniczymy prokrastynację i zwiększymy efektywność, a także będziemy lepiej szacować, jak dzielimy nasz czas. Dobrze do tego nadaje się też technika pomodoro, i o ile będziecie mierzyć sobie czas za pomocą Toggl, macie specjalne narzędzie, które pomoże Wam ją stosować wraz z mierzeniem czasu - Togglowe rozszerzenie do przeglądarki pozwala na wykorzystanie pomodoro timera.

ASIDE: metoda pomodoro - pomodoro jest metodą zwiększania efektywności opartą na założeniu, że lepiej pracujemy, gdy mamy świadomość, że niedługo czeka nas przerwa. Głównym narzędziem tej metody jest więc minutnik, który nastawiamy na czas, przez który chcemy pracować, a następnie na czas który wyznaczamy sobie jako przerwę (co zabezpiecza nas również przed tym, by przerwa nie rozciągnęła się do pół godziny)

Dzięki zbadaniu tego, jak "działa" nasz czas produktywny możemy przyjrzeć się na przykład spotkaniom (które często w ramach pracy zabierają zdecydowanie zbyt wiele czasu, a wiele się na nich nie robi) czy zastanowić się, ile tak naprawdę zajmują nam krótkie przerwy i tym podobne zajęcia "pięciominutowe"

Podsumowanie

Mnie budżetowanie czasu pozwoliło lepiej zrozumieć moje preferencje w wykorzystywaniu czasu i lepiej kontrolować to, jak go wykorzystuję. Dodatkowo poprawiło się moje szacowanie, jak długo zajmie mi wykonanie różnych zadań.

Szczerze namawiam Was do tego, byście też spróbowali swoich sił z budżetem czasu. Spojrzycie na Wasze życie inaczej i na pewno nauczycie się wyciągać więcej z każdych dwudziestu czterech godzin, jakie codziennie przed Wam stoją.

Ciekaw jestem, jakie są Wasze doświadczenia - czy preferujecie budżety pełne, czy częściowe, którą z aplikacji wykorzystujecie, jakie macie wnioski i przemyślenia wynikające z robienia budżetu czasu. Podzielcie się tymi doświadczeniami, wysyłając je na mój adres mailowy czy pisząc przez formularz kontaktowy. Czytam każdy mail i staram się na nie sprawnie odpowiadać.

Podobał Ci się artykuł?

Staram się mniej więcej co dwa tygodnie tworzyć treści o podobnej długości i wartości. Zapisz się na newsletter, aby nigdy nie przegapić nowego artykułu!